Integritetspolicy
Information om hur vi behandlar dina personuppgifter
1. Inledning
Denna integritetspolicy (”Integritetspolicyn”) beskriver hur Unum Tax AB, org. nr 559213-9736 med adress Mäster Samuelsgatan 1, 111 44 Stockholm (”Unum”, ”vi”, ”vår” och ”oss”), behandlar personuppgifter inom ramen för våra uppdrag och tjänster samt i vår verksamhet i övrigt, såsom om du är klient, partner eller leverantör till oss eller kontaktperson hos någon sådan part. Integritetspolicyn beskriver också hur vi behandlar personuppgifter om dig som besöker och använder vår webbplats eller som är arbetssökande hos oss.
Vi ansvarar för den personuppgiftsbehandling som beskrivs i Integritetspolicyn i egenskap av personuppgiftsansvarig. Om du vill veta mer om vår behandling av dina personuppgifter är du alltid välkommen att kontakta oss, t.ex. på adressen ovan eller via vår e-postadress [email protected].
Vi är måna om att du känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter och vi ber dig därför läsa igenom Integritetspolicyn, som vi kan komma att uppdatera från tid till annan. Om vi ändrar Integritetspolicyn gäller den nya versionen från publicering på vår webbplats. Du kan se när vi senast gjorde uppdateringar högst upp i Integritetpolicyn.
2. Hur vi samlar in dina personuppgifter
De uppgifter vi behandlar om dig samlas in direkt från dig när du besöker och använder vår webbplats eller i samband med att vi kommer i kontakt med dig – t.ex. via e-post, telefon eller vid personliga möten, konferenser, seminarier, mässor eller liknande tillfällen.
Vi kan också samla in uppgifter om dig från tredje part, såsom från det företag du representerar. I samband med våra uppdrag kan vi komma att samla in dina personuppgifter från våra klienter, motparter, motpartsombud, andra parter som har koppling till uppdraget och från privata eller offentliga register eller andra källor.
3. Hur vi behandlar dina personuppgifter
3.1 Inledning
Vi behandlar bara dina personuppgifter om behandlingen är tillåten enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. Detta innebär bl.a. att vi måste ha stöd för ändamålen med behandlingen i form av så kallad rättslig grund, vilket för vår del huvudsakligen innebär någon av följande grunder:
Fullgörande av avtal – behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna tillhandahålla dig våra tjänster eller annars fullgöra avtal oss emellan (gäller dig som bedriver företag genom enskild firma), eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås.
Om du agerar för annans räkning, t.ex. i egenskap av representant för ett företag (vilket vanligtvis är fallet), sker vår behandling med stöd av intresseavvägning och våra berättigade intressen av att kunna ingå respektive fullgöra avtalet med den du representerar.
Fullgörande av rättsliga förpliktelser – behandlingen är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter enligt t.ex. lag eller annan författning som vi omfattas av eller domstols- eller myndighetsbeslut som kräver att vi behandlar uppgifter om dig.
Intresseavvägning – behandlingen är nödvändig för ändamål som rör våra eller tredje parts berättigade intressen, dock förutsatt att inte dina intressen eller grundläggande rättigheter eller friheter väger tyngre (i så fall får behandlingen inte ske).
3.2 Tillhandahålla juridiska tjänster och agera som ombud för våra klienter
Ändamål med behandlingenTillhandahålla juridisk rådgivning till våra klienter, agera som ombud för våra klienter och tillvarata våra klienters rättsliga intressen, samt utvärdera våra tjänster. | Kategorier av personuppgifterDe personuppgifter vi behandlar avser:
|
Rättslig grund: Intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att kunna bistå våra klienter med juridiska tjänster, och våra klienters berättigade intresse är att vi ska kunna hantera ärendet för vilket klienten har anlitat oss.
Lagringstid: Personuppgifterna lagras under den tid som vi behöver bevara akten för uppdraget utifrån våra skyldigheter enligt bokföringslagen och under den tid som akten är nödvändig för att vi i tillämpliga fall ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Detta innebär att uppgifterna normalt sparas upp till tio (10) år efter uppdragets avslutande (eller den längre tid som uppdragets natur påkallar), varefter uppgifterna raderas.
3.3 Utföra jävskontroller och andra bedömningar avseende om vi kan åta oss uppdrag
Ändamål med behandlingenUtföra erforderliga jävskontroller, utvärdera och besluta om vi kan åta oss ett uppdrag eller behöver avträda det, samt att i övrigt fullgöra våra legala, regulatoriska och riskförebyggande förpliktelser med hänsyn till våra uppdrag. | Kategorier av personuppgifterDe personuppgifter vi behandlar avser:
|
Rättslig grund: Intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att undvika intressekonflikter och att i övrigt uppfylla de krav som ställs på vår verksamhet enligt gällande regelverk, såsom lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, EU:s marknadsmissbruksförordning, och andra tillämpliga regelverk.
Lagringstid: Personuppgifterna lagras under den tid som vi behöver bevara akten för uppdraget utifrån våra skyldigheter enligt bokföringslagen och under den tid som akten är nödvändig för att vi i tillämpliga fall ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Detta innebär att uppgifterna normalt sparas upp till tio (10) år efter uppdragets avslutande (eller den längre tid som uppdragets natur påkallar), varefter uppgifterna raderas. Trots det kan vi även därefter komma att lagra namn, personnummer (eller motsvarande uppgift) och uppdragsbenämning för fysisk person som är klient eller motpart för att möjliggöra erforderliga jävskontroller i enlighet med gällande regelverk.
3.4 Underhålla och förbättra vår webbplats
Ändamål med behandlingenSamla statistik över och analysera besökstrafiken på vår webbplats i syfte att underhålla och förbättra dess funktioner, användarupplevelsen samt vårt arbete med att upptäcka och motverka fel, intrång och incidenter. Den statistik vi upprättar och de analyser vi genomför sker med användning av uppgifter i aggregerad form och med stöd av avidentifierade eller anonymiserade uppgifter. | Kategorier av personuppgifterDe personuppgifter vi behandlar avser:
|
Rättslig grund: Intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att samla underlag för att underhålla och förbättra funktionaliteten, innehållet och säkerheten på vår webbplats.
Lagringstid: Vi behandlar och sparar information om hur besökare interagerar med vår webbplats i som längst sex (6) månader. I de flesta fall blir dock de insamlade personuppgifterna omvandlade till aggregerad data (anonymiserade) i ett tidigare skede i samband med vårt framtagande av statistik.
3.5 Skapa, bibehålla och utveckla potentiella affärsrelationer
Ändamål med behandlingenKontakt och kommunikation med dig i syfte att skapa, bibehålla och utveckla en affärsrelation med dig eller det företag du representerar. I detta ingår bl.a. kommunikation via e-post om vår verksamhet, våra tjänster och våra pågående aktiviteter (se avsnitt 3.8 nedan). | Kategorier av personuppgifterDe personuppgifter vi behandlar avser:
|
Rättslig grund: Intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att skapa och därefter bibehålla och utveckla en affärsrelation med dig eller det företag du representerar.
Lagringstid: Vi behandlar och sparar dina personuppgifter under en period om sex (6) månader efter det att uppgifterna samlades in. Om en affärsrelation etableras mellan oss och dig eller det företag du representerar under nämnda tidsperiod, behandlas dina personuppgifter dock fortsättningsvis i enlighet med avsnitt 3.6–3.7 respektive 3.9 nedan (samt i tillämpliga fall i enlighet med 3.2 och 3.3 ovan när vi utför våra uppdrag och tjänster).
3.6 Bibehålla och utveckla existerande affärsrelationer
Ändamål med behandlingenKontakt och kommunikation med dig i egenskap av existerande klient, partner, leverantör eller annan affärskontakt hos oss eller kontaktperson hos sådan aktör, i syfte att bibehålla samt utveckla vår affärsrelation med dig eller det företag du representerar. I detta ingår bl.a. sedvanlig administration av och kommunikation om våra klient-, partner- och leverantörsavtal samt kommunikation via e-post om vår verksamhet, våra tjänster och våra pågående aktiviteter (se avsnitt 3.7 respektive 3.9 nedan). | Kategorier av personuppgifterDe personuppgifter vi behandlar avser:
|
Rättslig grund: Intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att bibehålla och utveckla vår affärsrelation med dig eller det företag du representerar.
Lagringstid: Vi behandlar och sparar dina personuppgifter så länge vi har en affärsmässig relation till dig eller det företag du representerar, dock som längst i två (2) år från det att vi senast varit i kontakt med varandra i anledning av vår affärsmässiga relation.
Vi kan dock behöva spara uppgifter under längre tid för andra ändamål, t.ex. om det visar sig att vi behöver vidta åtgärder för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Vi kommer också behöva spara uppgifter under längre tid för att uppfylla rättsliga skyldigheter, exempelvis gällande bokföring enligt bokföringslagen (se vidare i avsnitt 3.11 nedan).
3.7 Administrera ingående och fullgörande av avtal
Ändamål med behandlingenAdministration och kommunikation för att ingå eller fullgöra avtal mellan oss och dig eller det företag du representerar. I detta ingår bl.a. fakturering samt sedvanlig hantering, uppföljning och dokumentation av avtalsrelaterade frågor. | Kategorier av personuppgifterDe personuppgifter vi behandlar avser:
|
Rättslig grund: Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna ingå och fullgöra avtal med dig eller det företag du representerar. Om du agerar för annans räkning, t.ex. i egenskap av representant för en klient, partner eller leverantör till oss sker vår behandling med stöd av intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att kunna ingå respektive fullgöra avtalet med det företag du representerar.
Lagringstid: Vi behandlar och sparar dina personuppgifter så länge vi har en affärsmässig relation till dig eller det företag du representerar, dock som längst i två (2) år från det att vi senast varit i kontakt med varandra i anledning av vår affärsmässiga relation.
Vi kan dock behöva spara uppgifter under längre tid för andra ändamål, t.ex. om det visar sig att vi behöver vidta åtgärder för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Vi kommer också behöva spara uppgifter under längre tid för att uppfylla rättsliga skyldigheter, exempelvis gällande bokföring enligt bokföringslagen (se vidare i avsnitt 3.11 nedan).
3.8 Genomföra konferenser, seminarier och liknande event
Ändamål med behandlingenAtt administrera, organisera och genomföra konferenser, seminarier eller andra liknande event. I detta ingår bl.a. att administrera deltagarlistor till eventet, och att i tillämpliga fall tillhandahålla kost till deltagare. | Kategorier av personuppgifterDe personuppgifter vi behandlar avser:
|
Rättslig grund: Intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att kunna administrera, organisera och genomföra konferenser, seminarier eller liknande event med dig som deltagare i enlighet med dina angivna önskemål.
Lagringstid: Vi behandlar och sparar dina personuppgifter så länge de är nödvändiga för att kunna genomföra det aktuella eventet, dock som längst i sex (6) månader efter det att eventet genomförts. Uppgifter om dina matpreferenser raderas så snart det aktuella eventet genomförts.
Uppgifter som behandlas med anledning av att du är en av våra affärskontakter eller mottagare av våra nyhetsbrev och marknadsföringsutskick behandlas och raderas i enlighet med avsnitt 3.5–3.7 och 3.9.
3.9 Nyhetsbrev och andra marknadsföringsutskick
Ändamål med behandlingenAdministrera och genomföra e-postutskick, i syfte att informera om vår verksamhet, våra tjänster och pågående aktiviteter. | Kategorier av personuppgifterDe personuppgifter vi behandlar avser:
|
Rättslig grund: Vi genomför bara marknadsföringsutskick via e-post till dig om innehållet är relevant i förhållande till dig och det företag du representerar. Våra utskick sker då med stöd av intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att kunna marknadsföra oss och våra tjänster.
Lagringstid: Vi behandlar och sparar dina personuppgifter för att genomföra marknadsföringsutskick via e-post till dig så länge du inte avregistrerat dig från att motta fortsatta utskick. Sådan avregistrering kan du göra när som helst genom att använda dig av länken för avregistrering som finns med i våra utskick.
3.10 Hantera rekrytering och urval avseende jobbsökande
Ändamål med behandlingenUrval och rekrytering av kandidater baserat på inlämnade ansökningshandlingar (såsom CV och personligt brev), referenstagning samt i förekommande fall personlighets- och intelligenstester. | Kategorier av personuppgifterDe personuppgifter vi behandlar avser:
|
Rättslig grund: Intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att kunna utvärdera dina meriter och personliga egenskaper i samband med beslut om rekrytering.
Lagringstid: Uppgifter som samlas in om dig i samband med att du söker jobb hos oss raderas som utgångspunkt efter det att rekryteringsprocessen avslutats och behandlas som längst upp till två (2) år därefter. Eventuella testresultat behandlas dock som längst upp till 6 månader därefter.
3.11 Fullgöra rättsliga förpliktelser samt tillvaratagande av rättsliga anspråk
Vi kan komma att behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga skyldigheter enligt t.ex. lag eller annan författning som vi omfattas av eller domstols- eller myndighetsbeslut som kräver att vi behandlar uppgifter om dig.
Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter för att du eller det företag du representerar, vi själva eller berörd tredje part ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, exempelvis vid förestående eller pågående tvist.
4. Säkerhetsåtgärder
Vi vidtar säkerhetsåtgärder för att tillse att vår hantering av dina personuppgifter sker på ett säkert sätt. Som exempel är de system i vilka personuppgifterna lagras bara tillgängliga för våra anställda och tjänsteleverantörer som behöver uppgifterna för att fullgöra sina uppdrag. Dessa är även informerade om vikten av säkerhet och sekretess i förhållande till de personuppgifter vi behandlar. Vi vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder och säkerhetsnormer för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, obehörigt utlämnande och missbruk. Vi övervakar även våra system för att upptäcka sårbarheter.
5. Med vilka delar vi dina personuppgifter?
Åtkomsten till dina personuppgifter är begränsad till personer som behöver sådan åtkomst för de ändamål som beskrivs i avsnitt 3 ovan. Dina personuppgifter kan därmed komma att delas med följande mottagare:
- Parter som vi behöver lämna ut uppgifter till på grund av vår roll som ombud: Vi kan behöva dela vissa uppgifter med parter såsom våra klienters försäkringsgivare (avseende rättsskyddsförsäkring), motpart, motpartsombud, konsult eller liknande person i den utsträckning det är nödvändigt för att tillvarata klientens intressen och det inte strider mot klientens instruktioner. Vi kan även komma att lämna ut relevanta uppgifter till våra klienters revisorer eller annan person i enlighet med klienternas instruktioner. Dessa aktörer behandlar personuppgifter antingen som personuppgiftsansvariga enligt deras egna villkor och riktlinjer för hantering av personuppgifter, eller som personuppgiftsbiträden till oss enligt våra instruktioner för behandlingen. I det senare fallet upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal och vidtar andra lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som överensstämmer med denna Integritetspolicy. Denna punkt a) avser endast personuppgifter som vi behandlar inom ramen för att utföra våra uppdrag enligt avsnitt 3.2 ovan.
- Våra leverantörer: Vi använder oss av tredjepartsleverantörer för att hantera delar av vår verksamhet. Vi kan komma att dela personuppgifter med dessa leverantörer för att de ska kunna utföra tjänster på uppdrag av oss, såsom att tillhandahålla oss stöd- och affärssystem eller utföra uppdrag som underleverantörer åt oss i anslutning till våra egna tjänster. När vi använder oss av leverantörer enligt denna punkt upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal och vidtar andra lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som överensstämmer med denna Integritetspolicy.
- Samarbetspartners: Vi samarbetar emellanåt med externa parter för att kunna förbättra våra tjänster och verksamhet. Dessa aktörer behandlar personuppgifter antingen som personuppgiftsansviga enligt deras egna villkor och riktlinjer för hantering av personuppgifter, eller som personuppgiftsbiträden till oss enligt våra instruktioner för behandlingen. I det senare fallet upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal och vidtar andra lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som överensstämmer med denna Integritetspolicy.
- Myndigheter: Vi kan även dela dina personuppgifter med t.ex. Polisen, Skatteverket eller andra myndigheter när vi är skyldiga att göra det enligt t.ex. lag eller annan författning eller enligt domstols- eller myndighetsbeslut.
6. Var vi behandlar dina personuppgifter
Vi har som mål att alltid behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Vissa personuppgifter kan dock komma att överföras till länder utanför EU/EES när det i det enskilda fallet är nödvändigt utifrån ändamålet med behandlingen, exempelvis när det är nödvändigt för att på uppdrag av vår klient instruera ett ombud i USA eller ett annat land utanför EU/EES. Eftersom en del av våra leverantörer arbetar internationellt kan dina personuppgifter även komma att överföras till länder utanför EU/EES enligt de avtal vi har med leverantörerna.
När en överföring av personuppgifter till länder utanför EU/EES sker så har vi en skyldighet att se till att överföringen sker enligt tillämplig dataskyddslagstiftning innan uppgifterna överförs, t.ex. genom att försäkra oss om att landet dit uppgifterna överförs uppfyller krav på adekvat skyddsnivå enligt EU-kommissionens beslut, eller genom att säkerställa att överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder i form av t.ex. standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har beslutat om och andra nödvändiga skyddsåtgärder för att tillvarata dina rättigheter och friheter.
Via följande länk hittar du information om de länder utanför EU/EES som EU-kommissionen beslutat uppfyller en adekvat skyddsnivå för tillåten överföring av personuppgifter:
Via följande länk hittar du de standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har beslutat om:
7. Dina rättigheter
Du har rättigheter i förhållande till oss och vår behandling av dina personuppgifter. Information om dina rättigheter och hur du går till väga för att utöva dem anges nedan.
Vi ber dig observera att dina rättigheter gäller i den omfattning som följer av tillämplig dataskyddslagstiftning och att det i förekommande fall kan föreligga undantag från rättigheterna. Vi ber dig även observera att vi kan komma att behöva mer information från dig i syfte att bl.a. bekräfta din identitet innan vi går vidare med din begäran om att utöva av dina rättigheter.
För att utöva dina rättigheter eller begära mer information om dessa ber vi dig att kontakta oss, vilket enklast sker via e-post: [email protected].
7.1 Rätten till tillgång
Du har rätt att få bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter som rör dig. Om så är fallet har du också rätt att få tillgång till dessa personuppgifter genom ett s.k. registerutdrag samt ytterligare information om den aktuella behandlingen, såsom för vilket eller vilka ändamål behandlingen sker, berörda kategorier av personuppgifter samt vilka mottagare som personuppgifterna lämnats ut till.
7.2 Rätten till rättelse
Du har rätt att utan dröjsmål få felaktiga uppgifter om dig rättade. Du kan även ha rätt att komplettera ofullständiga uppgifter.
7.3 Rätten till radering
Du kan begära att vi utan dröjsmål raderar dina personuppgifter om:
- Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlats in eller annars behandlats;
- Vår personuppgiftsbehandling sker med stöd av ditt samtycke och du återkallar ditt samtycke till behandlingen i fråga;
- Du invänder mot behandling som vi genomför med stöd av intresseavvägning och din invändning väger tyngre än vårt eller annans berättigade intresse av behandlingen;
- Personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt;
- Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse.
7.4 Rätten till begränsning av behandling
Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter om:
- Du bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera om uppgifterna är korrekta eller inte;
- Behandlingen är olaglig och du motsätter dig att vi raderar dina personuppgifter och istället begär att vi begränsar användningen av dem;
- Vi inte längre behöver behandla uppgifterna för de ändamål de samlades in för, samtidigt som du behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk;
- Du invänt mot den behandling som vi genomför med stöd av intresseavvägning och väntar på kontroll av om din invändning väger tyngre än vårt eller annans berättigade intresse av att fortsätta med behandlingen.
7.5 Rätten att göra invändningar
Du har rätt att göra invändningar mot sådan behandling av dina personuppgifter som sker baserat på vårt eller annans berättigade intresse. Om så sker måste vi, för att få fortsätta behandlingen, kunna visa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter.
7.6 Rätten till dataportabilitet
Om vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ett avtal med dig eller med stöd av ditt samtycke, har du rätt att få ut de personuppgifter som du lämnat till oss och som rör dig i ett elektroniskt format. Du har rätt att få uppgifterna i fråga överförda från oss direkt till annan personuppgiftsansvarig, när detta är tekniskt möjligt.
Vi ber dig observera att denna rätt till s.k. dataportabilitet inte omfattar sådana uppgifter som behandlas manuellt av oss.
7.7 Rätt att återkalla ditt samtycke
Om vår behandling av dina personuppgifter skulle grunda sig på ditt samtycke (vilket generellt inte är fallet) har du alltid rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. En återkallelse av ditt samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som skett baserat på samtycket innan detta återkallades.
8. Klagomål till tillsynsmyndigheten
I Sverige är Datainspektionen, från och med år 2021 benämnd Integritetsskyddsmyndigheten, den myndighet som är ansvarig för att övervaka tillämpningen av gällande dataskyddslagstiftning. Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt uppmuntrar vi dig att i första hand kontakta oss så vi får möjlighet att se över dina synpunkter. Du kan dock alltid lämna in ditt klagomål hos Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten.